Efficiënt de dag indelen met een agenda
Het kan soms erg stressvol zijn wanneer je constant belangrijke activiteiten moet onthouden zonder een agenda. Daarnaast kan het ook voorkomen dat er dagen zijn waar je het heel druk hebt en dagen waar het vrij rustig is. Een goede planning zorgt ervoor dat je de activiteiten goed over de dagen kan verdelen. Daarnaast zal het makkelijker zijn om jouw geplande afspraken na te komen. Je krijgt namelijk een beter inzicht in de activiteiten die dagelijks uitgevoerd moeten worden en het wordt lastiger om hier overheen te lezen.
De agenda invullen
De manier waarop de agenda wordt ingevuld is erg belangrijk. Wanneer je dit op een goede manier doet, zul je een optimaal overzicht krijgen van de dagelijkse activiteiten. Een onzorgvuldige manier kan ervoor zorgen dat het zelfs lastiger wordt om inzicht te krijgen in de activiteiten die op een dag uitgevoerd moeten worden. Om te beginnen schrijf je slechts de belangrijke taken die op een dag volbracht moeten worden. Stel jezelf de vraag of het negatieve gevolgen heeft wanneer je de taak niet uitvoert. Vervolgens schrijf je de activiteit in het kort, maar duidelijk op. Het is niet de bedoeling dat er een gedetailleerde omschrijving wordt gegeven van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Dit draagt alleen maar bij aan de onoverzichtelijkheid van de agenda. Je mag bijvoorbeeld wel neerzetten dat je de boodschappen op een bepaalde dag moet gaan doen, maar zet er dan niet bij welke boodschappen er gekocht moeten worden. Hiervoor is het beter om een aparte notitie te maken met een lijst van boodschappen.
Rangorde maken
De activiteiten op de agenda moeten op een bepaalde rangorde gezet worden. Zo kan je eerst de belangrijkste activiteiten uitvoeren voordat er wordt begonnen aan de minder belangrijke activiteiten. De belangrijkste activiteiten kunnen op de eerste plaats staan van de lijst met activiteiten. Daarnaast kun je bijvoorbeeld met kleuren en symbolen aangeven wat de belangrijkste activiteiten zijn. Het kan wel eens voorkomen dat je te veel op een dag gepland hebt waardoor je niet aan bepaalde activiteiten toe komt. Wanneer je prioriteiten stelt met behulp van de rangorde zul je altijd eerst de belangrijke activiteiten uitvoeren zodat het niet direct een ramp wordt wanneer je niet aan alle activiteiten toe komt. Door het maken van een rangorde met een schatting van hoeveel tijd dit zal gaan kosten kun je zo kijken of nieuwe activiteiten toegevoegd kunnen worden aan deze dag. Denk je dat een dag te druk wordt, dan kun je deze activiteit verplaatsen naar een andere dag. Zo kun je met een logische redenatie afspraken weigeren.
Afvinken van voltooide activiteiten
Je kunt bijdragen aan een beter inzicht van de agenda door de voltooide activiteiten af te vinken. Hierdoor is het makkelijker te zien welke activiteiten al voltooid zijn en welke nog gedaan moeten worden. Dit kan er ook voor zorgen dat je meer motivatie krijgt op een dag. Door af te vinken krijg je dagelijks een indicatie van de voortgang die je op die dag gemaakt hebt. Door de voortgang in beeld te brengen zul je harder gaan werken om de laatste activiteiten te voltooien.
